administratif:checklist_avant_commande
Table des matières
Procédure
- JB et Laurent remplissent ce document au fur et à mesure (avec ajout preuves)
- Preuves et documents stocké dans TODO
- Proposition dans le répertoire Echange
- Gaël valide une commande que si ce document en interne est bien rempli
- Vérifier que nous avons bien un calendrier avec une date de fin
- Par exemple, un diagramme de Gantt
Contexte
- Incident: le prestataire Neoteckno est intervenu pour faire une importante migration de MatriCS (passage de MatriCS 2.0 → MatriCS 3.0)
- L'intervention aurait dû durer 2 semaines du 18/08/25 au 01/09/25
- Or elle s'est terminée 1 mois plus tard le 18/09
- Aucune date de fin n'avait été clairement définie
- Neoteckno considérait qu'ils n'avaient pas à se consacrer totalement à MatriCS
- Intervention en parallèle au mésocentre de Nantes
- Objectif: Ne plus subir une nouvelle ce type d'incident
- Correctif: Définition d'une procédure (avoir une date de fin du projet)
Pour trace
Points délicats
- La checklist devrait-elle prendre en compte ce point?
- commande complexe avec une livraison de serveurs + une presta de migration (sous-divisée dans 2 commandes)
- Calcul Bi-gpu et RAUC octogpu
- L'urgence du devis ou de la commande pourrait mettre à mal la procédure
- Date de fin de l'offre ou bien arrêt des commandes UPJV
- Documents temporaires ou intermédiaires ou insuffisants (à faire peut-être apparaître dans les colonnes)
- A partir de quel montant la procédure doit-elle être en place?
En colonnes
- Question
- Notes / Remarques
- Y a-t-il une preuve (trace écrite ou document) ?
- La preuve est-elle accessible, partagée et sécurisée ?
Questions
- OBJECTIFS DU SERVICE;;;
- Quels sont les objectifs précis du service ?;;;
- Qu’attend-on exactement ?;;;
- Quels sont les critères de succès ?;;;
- CALENDRIER;;;
- Quel est le calendrier prévu ?;;;
- Quelles sont les dates clés ?;;;
- Y a-t-il des marges de manœuvre ?;;;
- PARTIES PRENANTES;;;
- Qui sont les parties prenantes impliquées ?;;;
- Qui fait quoi ?;;;
- Qui est responsable de chaque étape ?;;;
- Quels sont les contacts en cas de problème ?;;;
- RESSOURCES;;;
- Quelles sont les ressources disponibles ?;;;
- Équipes, budget, matériel, technologies…;;;
- Sont-elles suffisantes et bien allouées ?;;;
- RISQUES;;;
- Quels sont les risques identifiés ?;;;
- Quelles sont les principales sources de problèmes potentiels ?;;;
- Quelles mesures de prévention ou de mitigation sont en place ?;;;
- COMMUNICATION;;;
- Comment sera organisée la communication ?;;;
- Quels outils et fréquences pour les échanges ?;;;
- Qui reçoit quels rapports / comptes rendus ?;;;
- CRITÈRES DE QUALITÉ;;;
- Quels sont les critères de qualité ?;;;
- Comment vérifier que le service est conforme ?;;;
- Quels indicateurs ou points de contrôle seront utilisés ?;;;
- PROCÉDURES EN CAS D’INCIDENT;;;
- Quelles sont les procédures en cas d’incident ?;;;
- Qui est alerté ?;;;
- Quel plan d’action est prévu ?;;;
- DOCUMENTS ET VALIDATIONS;;;
- Quels documents ou validations sont nécessaires ?;;;
- Contrats, bons de commande, cahiers des charges, etc.;;;
- Y a-t-il des validations formelles à obtenir ?;;;
- DÉPENDANCES ET CONTRAINTES;;;
- Y a-t-il des dépendances ou contraintes externes ?;;;
- Autres services, fournisseurs, clients, réglementations…;;;
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